Vi er blevet ret dygtige til at identificere spildtid i det moderne arbejdsliv. Faktisk i livet generelt.
Gentagelser. Rutineopgaver. Rengøring. Oprydning. Administration. Alt det, der tager tid fra det, vi betragter som det egentlige, værdiskabende arbejde. Og med AI har vi pludselig fået en historisk mulighed for at fjerne endnu mere af det.
Men måske skal vi være en lille smule mere nysgerrige, før vi rydder hele bordet til fordel for effektivisering.
Jeg kom for nylig i tanke om begrebet mikroflow, som jeg stødte på, da jeg for 5 år siden købte og læste bogen IKIGAI – Den japanske hemmelighed bag et langt og lykkeligt liv. (stor anbefaling, fordi den er så spændende og lige til). Idéen er, at selv simple og repetitive opgaver kan få en kvalitet, der gør dem behagelige og tilfredsstillende at udføre.
I teksten beskrives blandt andet, hvordan Bill Gates efter sigende vasker op hver aften. Ikke fordi en af verdens rigeste mænd mangler alternativer til opvaskebørsten, men fordi han nyder det. Det hjælper ham med at slappe af og få orden i tankerne. Fysikeren Richard Feynman bruges som et andet eksempel. Når han ikke arbejdede med de komplekse problemer, han var ansat til at løse, kunne han finde på at male væggene på kontoret.
Og det fik mig til at tænke på noget, vi måske overser midt i vores meget forståelige begejstring for effektivisering:
En arbejdsopgave har ikke kun et output. Den har også en effekt på den, der udfører den, og på den energi, der er efterladt i rummet efterfølgende.
Arbejdets usynlige funktion
I organisationer vurderer vi typisk en arbejdsopgave ud fra dens funktion for systemet.
Hvor lang tid tager den? Kan processen forkortes? Kan den standardiseres? Kan den automatiseres? Kan AI gøre den hurtigere? Kan AI gøre den bedre?
Alt sammen relevante spørgsmål, men set fra et menneskeligt kapacitetsperspektiv mangler der ét VIGTIGT spørgsmål:
Hvad gør opgaven ved mennesket, mens mennesket gør opgaven?
For en simpel aktivitet kan også være et gearskifte mellem to kognitivt krævende opgaver. En pause, en træning i at være i ubehag eller nærmest en meditation for individet. En simpel aktivitet kan skabe rytme i arbejdsdagen. Afveksling. Give kroppen bevægelse. Lade tankerne vandre lidt uden dagsorden. Skabe en oplevelse af orden, mestring, afslutning eller begyndelse.
Den kan med andre ord have en usynlig funktion, som aldrig stod i procesbeskrivelsen.
Og her bliver organisationsdesign interessant!!
For når vi fjerner en aktivitet fra et system, fjerner vi ikke nødvendigvis kun dens praktiske funktion. Vi kan samtidig komme til at fjerne den pause, rytme eller overgang, der gjorde resten af arbejdet lettere eller mere ligetil for individet at udføre.
Det betyder selvfølgelig ikke, at vi nu skal genindføre meningsløst bureaukrati som en slags organisatorisk wellnessaktivitet. Gud forbyde det! MEN kunne det tænkes, at vi med fordel kan forstå en opgaves reelle funktion og de usynlige effekter, den har, før vi designer den væk?
AI gør spørgsmålet endnu mere interessant
For her synes jeg, fremtidens arbejdsliv bliver virkelig spændende. Når AI overtager en større del af vores rutineprægede og kognitive arbejde, risikerer vi samtidig at koncentrere menneskets arbejdsdag omkring netop dét, teknologien endnu ikke er bedst til: Dømmekraft. Kompleks problemløsning. Kreativitet. Relationer. Samarbejde. Beslutninger. Innovation. Eftertænksomhed.
Alt det vidunderligt menneskelige. Og værd at bemærke: også alt det, der ofte kræver ret meget af mennesket.
Derfor er det ikke sikkert, at den optimale arbejdsdag er den, hvor hvert eneste lavintensive mellemrum er blevet effektiviseret væk, kalenderen komprimeret, og mennesket elegant transporteres fra én højkognitiv opgave direkte ind i den næste højkognitive opgave.
Det ser effektivt ud på et regneark, men det er ikke nødvendigvis det samme som, at det er effektivt for en menneskelig hjerne, at der er en robot til at tømme opvaskemaskinen, mens AI-assistenten svarer på mails, koordinerer kalenderen og effektiviserer alle de små mellemrum væk.
De små skift i intensitet, de praktiske afbræk, den uformelle snak ved kaffemaskinen, tiden på vej fra ét sted til et andet og de få minutter, hvor vi tilsyneladende ikke laver noget, der virker særligt effektivt, kan også være steder, hvor hjernen skifter gear, lader op og bliver kreativ. Hvor tanker får lov at bundfælde sig, eller hvor vi pludselig kan se en sammenhæng eller en ny vinkel. Hvor opmærksomheden bevæger sig. Hvor vi opdager noget, vi ikke ledte efter. Eller bare får et øjebliks afstand, før vi skal være skarpe igen.
Og her ligger måske en af fremtidens arbejdspladsers største dødssynder: At bruge AI til at frigøre menneskelig kapacitet og derefter straks fylde den med mere arbejde.
Måske skal noget af den kapacitet, teknologien frigør, derfor designes bevidst til mere af det, der faktisk understøtter menneskelig kapacitet: Bevægelse, fordybelse, samtaler, praktiske opgaver man kan tale henover, stilhed, mikropauser, menneskelig kontakt, alenetid, hviletid eller andre mere pulsfremmende aktiviteter, der giver hjernen og nervesystemet mulighed for at skifte gear og skabe ÆGTE kontakt til sig selv eller hinanden.
Ikke som bløde værdier eller people & culture i organisationen. Ikke som endnu et trivselsinitiativ, medarbejderen selv skal huske at presse ind mellem to Teams-møder, men som EN FAST DEL af selve arbejdets arkitektur.
Organisationer må huske: Frigivet kapacitet er ikke nødvendigvis ledig kapacitet.
Fra effektivisering til kapacitetsdesign
Det er blandt andet den type spørgsmål, jeg undersøger gennem The Purna Lens.
Her ser jeg på de personlige, relationelle og fysiske rum og betingelser omkring arbejdet. Alt det, der konstant påvirker menneskers mulighed for at tænke klart, samarbejde godt og præstere bæredygtigt, men som sjældent får sin egen linje i organisationens Excel-ark.
Min ambition er at gøre noget af det usynlige synligt og det komplekse handlingsbart.
For nogle gange ligger de lavest hængende frugter ikke i endnu en stor transformation eller hjælp fra noget nyt smart software. Rigtig ofte gemmer de gode svar sig i de små betingelser omkring mennesket. I rytmen. Rummet. Relationerne. Overgangene. Afbrydelserne. De små handlinger og strukturer, vi er blevet så vant til, at vi ikke længere lægger mærke til, hvad de gør ved os.
Og måske bliver et af de mere interessante spørgsmål i fremtidens arbejdsdesign derfor ikke kun:
Hvad kan vi få teknologien til at overtage?
Men også: Hvilken funktion havde det for mennesket, før vi fjernede det? Og hvordan sørger vi for, at det, vi tager væk, giver mere, end det tager?
For hvis AI skal frigøre menneskelig kapacitet, bliver næste opgave ikke bare at fylde den ledige plads med mere arbejde. Den bliver at blive langt klogere på, hvilke betingelser menneskelig kapacitet faktisk blomstrer under, og hvor vi skal putte fokus hen i den her vilde teknologi- og transformationstid. Og designe arbejdets arkitektur derefter.
Så før vi automatiserer os ud af alt det ineffektive, kunne det være værd lige at undersøge, om noget af det faktisk gjorde, nogle af medarbejderne, bedre til resten.
Arbejder I med AI, transformation eller fremtidens arbejdsdesign lige nu?
Så er jeg nysgerrig på, hvad I designer ind omkring mennesket, samtidig med at I designer opgaver væk.
I Purna hjælper jeg organisationer med at få øje på de betingelser, der påvirker, løfter og dræner menneskelig kapacitet, samarbejde og bæredygtig performance. Ræk ud, hvis I har lyst til at undersøge jeres arbejdsarkitektur med nye øjne.
